Landschaftsverband Westfalen-Lippe geht in die ECM-Offensive

April 2024

Freie-PM.de: Neustadt/Wied, 10.03.2011. Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) setzt auf integriertes Enterprise Content Management von SER. Effizientere Prozesse, sichere Dokumentation und Abbau von Papierarchiven sowie die Einbindung einer "elektronischen Akte" zur Unterstützung der Sachbearbeitung sind die wichtigsten Ziele der LWL-ECM-Strategie. LWL-Kliniken, aber auch das Rechnungsprüfungsamt, die Behindertenhilfe Westfalen, die Hauptfürsorgestelle und die Finanzabteilung und weitere Abteilungen des LWL werden in ersten Schritten von den SER-Lösungen für elektronische Akten, Archivierung und Rechnungsprüfung profitieren. Das neue elektronische KTQ-Handbuch konnte bereits nach kurzer Zeit in den ersten LWL-Kliniken produktiv gesetzt werden.

Der LWL hat sich für den umfassenden Einsatz von ECM-Lösungen aus der DOXiS4 iECM-Suite sowohl im Bereich der LWL-Kliniken als auch in der Verwaltung entschieden. "Es bestand Handlungsbedarf für den LWL, denn eine Vorstudie zum Thema DMS hatte ergeben, dass die steigenden Anforderungen an Dokumentation und Vorgangsbearbeitung mit der vorhandenen Personalausstattung langfristig nicht mehr bewältigt werden können", erinnert sich Jürgen Werner, Gesamtprojektleiter aus der Organisationsentwicklung des LWL. Als Ergebnis eines differenzierten Auswahlprozesses fiel die Wahl auf die DOXiS4 iECM-Suite von SER. Ausschlaggebend waren der umfassende Funktionsumfang, die modernen Oberflächen sowie die Flexibilität der Lösung. Innerhalb des LWL lassen sich damit die unterschiedlichsten Anforderungen abdecken.

Erfolgreiche Einführung der ersten ECM-Anwendungen

Die Einführung der ECM-Lösungen soll stufenweise erfolgen. Die erste Realisierungsstufe wurde Mitte 2010 erfolgreich abgeschlossen. Ein Meilenstein war die Produktivsetzung des elektronischen KTQ-Handbuches in den LWL-Kliniken Lippstadt/Warstein, Dortmund/Hemer, Münster/Lengerich und Hamm. Diese SER-Lösung vereinfacht die Erstellung und Pflege von Qualitätsmanagement-Handbüchern nach den Vorgaben des KTQ-Zertifizierungsverfahrens. Das Klinikhandbuch war in enger Zusammenarbeit der ECM-Experten von SER und der Projektgruppe des LWL entstanden. Der Roll-out des Qualitätsmanagement-Handbuches wird 2011 in weiteren LWL-Kliniken fortgeführt. Außerdem konnte die elektronische "Prüfungs- und Dauerakte" im LWL-Rechnungsprüfungsamt in den produktiven Betrieb übernommen werden. Der durch die DOXiS4 iECM-Suite unterstützte Prozess zum Anlegen der Personenkonten im SAP-Verfahren (LWL-Finanzabteilung) wurde als kleineres Arbeitspaket Anfang 2011 produktiv gesetzt.

2011: Elektronische Patientenakten für die LWL-Klinik Münster und Produktivsetzung der elektronischen Akte in der Einzelfallhilfe

Das Jahr 2011 ist zwei Schwerpunkten gewidmet: Die LWL-Klinik Münster wird die elektronische Patientenakte von SER einführen und löst das vorhandene Altsystem ab. Bei diesem Projekt nimmt der Gesundheitsdatenschutz einen besonders hohen Stellenwert ein.

Auch bei der LWL-Behindertenhilfe Westfalen und der LWL-Hauptfürsorgestelle wird die Umstellung auf elektronische Akten weiter vorangetrieben. Der im vergangenen Jahr entwickelte Prototyp eAkte.ANLEI wird 2011 in das führende Verfahren ANLEI (Antragsaufnahme/Leistungsgewährung, ein Fachverfahren der anlei-service gmbh) integriert. Dabei werden Dokumente im Rahmen der Fallbearbeitung kontextabhängig elektronisch bereitgestellt. Ziel des LWL ist es, auch in diesem Bereich konsequent auf eine elektronische Aktenführung umzusteigen. Zudem wurde Anfang 2011 entschieden, dass im Rahmen der Projektarbeit erstellte Notfallhandbuch der LWL.IT und die Projektakten zukünftig in das neue Verfahren zu überführen.

Über den LWL

Der Landschaftsverband Westfalen Lippe (LWL) arbeitet als Kommunalverband mit 13.000 Beschäftigten für die 8,5 Millionen Menschen in der Region. Der LWL betreibt 35 Förderschulen, 19 Krankenhäuser, 17 Museen und ist einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderung. Er erfüllt damit Aufgaben im sozialen Bereich, in der Behinderten- und Jugendhilfe, in der Psychiatrie und in der Kultur, die sinnvollerweise westfalenweit wahrgenommen werden. Die neun kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe sind die Mitglieder des LWL. Sie tragen und finanzieren den Landschaftsverband, den ein Parlament mit 101 Mitgliedern aus den Kommunen kontrolliert.
Über die SER-Gruppe

SER ist größter deutscher Softwarehersteller und Direktanbieter von Enterprise Content Management Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Mit knapp 350 Mitarbeitern in 14 Gesellschaften an 20 eigenen Standorten in Europa bietet SER seinen Kunden vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Hinzu kommt ein Netzwerk von erfahrenen Partnern mit Präsenz in fast jedem europäischen Land. Insgesamt zählen europaweit mehr als 1.300 Referenzen - davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen - mit mehr als 1.000.000 Usern zu den Kunden der SER. Seit 25 Jahren entwickelt SER Software "Made in Germany" für Unternehmen jeder Branche und Größe. Die komplett serviceorientierte DOXiS4 iECM-Suite ist ein technologischer Meilenstein und bietet flexible Möglichkeiten für jedes ECM-Szenario. Zum Lösungsangebot gehören elektronische Archivierung und Dokumenten-Management, elektronische Akten und Workflow, die automatisierte Posteingangsverarbeitung und eMail-Archivierung. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.ser.de.
SER Solutions Deutschland GmbH
Bärbel Heuser-Roth
Innovationspark Rahms
53577
Neustadt/Wied
baerbel.heuser-roth@ser.de
+49 2683 984 220
http://ser.de

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Neustadt/Wied, 10.03.2011. Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) setzt auf integriertes Enterprise Content Management von SER. Effizientere Prozesse, sichere Dokumentation und Abbau von Papierarchiven sowie die Einbindung einer "elektronischen Akte" zur Unterstützung der Sachbearbeitung sind die wichtigsten Ziele der LWL-ECM-Strategie. LWL-Kliniken, aber auch das Rechnungsprüfungsamt, die Behindertenhilfe Westfalen, die Hauptfürsorgestelle und die Finanzabteilung und weitere Abteilungen des LWL werden in ersten Schritten von den SER-Lösungen für elektronische Akten, Archivierung und Rechnungsprüfung profitieren. Das neue elektronische KTQ-Handbuch konnte bereits nach kurzer Zeit in den ersten LWL-Kliniken produktiv gesetzt werden.

Der LWL hat sich für den umfassenden Einsatz von ECM-Lösungen aus der DOXiS4 iECM-Suite sowohl im Bereich der LWL-Kliniken als auch in der Verwaltung entschieden. "Es bestand Handlungsbedarf für den LWL, denn eine Vorstudie zum Thema DMS hatte ergeben, dass die steigenden Anforderungen an Dokumentation und Vorgangsbearbeitung mit der vorhandenen Personalausstattung langfristig nicht mehr bewältigt werden können", erinnert sich Jürgen Werner, Gesamtprojektleiter aus der Organisationsentwicklung des LWL. Als Ergebnis eines differenzierten Auswahlprozesses fiel die Wahl auf die DOXiS4 iECM-Suite von SER. Ausschlaggebend waren der umfassende Funktionsumfang, die modernen Oberflächen sowie die Flexibilität der Lösung. Innerhalb des LWL lassen sich damit die unterschiedlichsten Anforderungen abdecken.

Erfolgreiche Einführung der ersten ECM-Anwendungen

Die Einführung der ECM-Lösungen soll stufenweise erfolgen. Die erste Realisierungsstufe wurde Mitte 2010 erfolgreich abgeschlossen. Ein Meilenstein war die Produktivsetzung des elektronischen KTQ-Handbuches in den LWL-Kliniken Lippstadt/Warstein, Dortmund/Hemer, Münster/Lengerich und Hamm. Diese SER-Lösung vereinfacht die Erstellung und Pflege von Qualitätsmanagement-Handbüchern nach den Vorgaben des KTQ-Zertifizierungsverfahrens. Das Klinikhandbuch war in enger Zusammenarbeit der ECM-Experten von SER und der Projektgruppe des LWL entstanden. Der Roll-out des Qualitätsmanagement-Handbuches wird 2011 in weiteren LWL-Kliniken fortgeführt. Außerdem konnte die elektronische "Prüfungs- und Dauerakte" im LWL-Rechnungsprüfungsamt in den produktiven Betrieb übernommen werden. Der durch die DOXiS4 iECM-Suite unterstützte Prozess zum Anlegen der Personenkonten im SAP-Verfahren (LWL-Finanzabteilung) wurde als kleineres Arbeitspaket Anfang 2011 produktiv gesetzt.

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Auch bei der LWL-Behindertenhilfe Westfalen und der LWL-Hauptfürsorgestelle wird die Umstellung auf elektronische Akten weiter vorangetrieben. Der im vergangenen Jahr entwickelte Prototyp eAkte.ANLEI wird 2011 in das führende Verfahren ANLEI (Antragsaufnahme/Leistungsgewährung, ein Fachverfahren der anlei-service gmbh) integriert. Dabei werden Dokumente im Rahmen der Fallbearbeitung kontextabhängig elektronisch bereitgestellt. Ziel des LWL ist es, auch in diesem Bereich konsequent auf eine elektronische Aktenführung umzusteigen. Zudem wurde Anfang 2011 entschieden, dass im Rahmen der Projektarbeit erstellte Notfallhandbuch der LWL.IT und die Projektakten zukünftig in das neue Verfahren zu überführen.

Über den LWL

Der Landschaftsverband Westfalen Lippe (LWL) arbeitet als Kommunalverband mit 13.000 Beschäftigten für die 8,5 Millionen Menschen in der Region. Der LWL betreibt 35 Förderschulen, 19 Krankenhäuser, 17 Museen und ist einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderung. Er erfüllt damit Aufgaben im sozialen Bereich, in der Behinderten- und Jugendhilfe, in der Psychiatrie und in der Kultur, die sinnvollerweise westfalenweit wahrgenommen werden. Die neun kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe sind die Mitglieder des LWL. Sie tragen und finanzieren den Landschaftsverband, den ein Parlament mit 101 Mitgliedern aus den Kommunen kontrolliert.
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